En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.
Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, t ex att föra en medlems- och lägenhetsförteckning. Utgångspunkten är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte behandla integritetskänsliga uppgifter. Du har rätt att få information om vilka uppgifter föreningen har om dig. Under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, t ex medlems- och lägenhetsförteckning, har du även rätt att få uppgifterna raderade.
Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs när föreningen behöver personuppgifter för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som medlem.
Exempel på personuppgifter som föreningen behandlar:
- Namn
- Personnummer
- Lägenhetsnummer
- Överlåtelseavtal
- Pantförskrivningar
- E-postadress
- Telefonnummer
- Uppgifter du registrerat och samtyckt till på föreningens hemsida
Ditt medlemskap i bostadsrättsföreningen ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl a uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl a vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna kommer från den bank där du som medlem tagit ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp.
Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Utöver medlems- och lägenhetsregistret samlar därför styrelsen in kontaktuppgifter till dig via föreningens hemsida. Där registrerar du själv dina uppgifter och kan ändra eller ta bort uppgifterna du lämnat. Detta formulär gäller även om du hyr ut i andrahand och kontaktuppgifter till din hyresgäst. Du behöver ett samtycke från din hyresgäst inför anmälan. Tänk även på att du själv behöver ta bort din hyresgästs uppgifter direkt när uthyrningen är avslutad.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att föreningen behandlar dina personuppgifter, vilket innebär att föreningen då måste radera personuppgifterna eller inhämta ett nytt samtycke från dig. Radering av personuppgifter förutsätter dock att föreningen inte behöver behandla dessa för att fullgöra förpliktelse enligt lag eller avtal. Tänk också på att ett återkallande av samtycke kan innebära att föreningen inte längre kan fullgöra de skyldigheter vi har gentemot dig.
Som medlem i föreningen har du alltid rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen och kan på så sätt se vilka uppgifter föreningen har registrerat om dig.
Föreningen anlitar Botema för förvaltning och riktlinjerna för hur Botema får hantera personuppgifter finns reglerat i ett särskilt avtal. Utgångspunkten är att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Botemas IT-miljö och affärssystem är utvecklade för att i mycket hög grad skydda mot intrång, förstöring och andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet. I föreningen är det endast styrelsen som har tillgång till dina uppgifter.
Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Brf Svejk är personuppgiftsansvarig vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.